Pasos para convocar a una conferencia de prensa

En un blog anterior hablamos sobre cuándo y por qué convocar a una conferencia de prensa. En esta ocasión, hablaremos de cómo hacerlo correctamente.

Convocar a una conferencia de prensa puede ser un proceso simple si se siguen algunos pasos clave.

Aquí hay una guía básica, según mi experiencia, de los pasos a seguir para convocar a una conferencia de prensa:

1. Establecer el objetivo: Lo primero que se debe hacer es establecer el objetivo de la conferencia de prensa. ¿Qué se espera lograr con la conferencia? ¿Cuál es el mensaje principal que se desea transmitir a los periodistas y al público en general?
2. Elegir la fecha y hora: Es importante elegir una fecha y hora que sea conveniente para las y los periodistas y que permita que la noticia tenga una amplia difusión. El timing es un elemento clave para el éxito de la conferencia.
3. Seleccionar el lugar: El lugar donde se realizará la conferencia de prensa es importante. Debe ser un lugar adecuado y con suficiente espacio para los periodistas. También es importante que tenga los recursos necesarios para realizar una presentación adecuada. A veces, se convoca a una conferencia en un centro de convenciones, en un salón de negocios de un hotel o en la propia empresa.
4. Crear una lista de invitados: Crear una lista de invitados es importante para asegurarse de que se inviten a los periodistas y medios adecuados y se asegure la difusión de la información. Contar con una base de datos de prensa actualizada es indispensable en estos casos.
5. Enviar las invitaciones: El siguiente paso es hacer la convocatoria a los periodistas. Las invitaciones deben incluir detalles sobre la fecha, hora y lugar de la conferencia, así como el objetivo y la información principal que se presentará.
6. Preparación del material de la conferencia: La preparación del material de la conferencia es crucial. Debe asegurarse de tener toda la información necesaria y preparar un discurso claro y conciso.

Generalmente, durante la conferencia se hace entrega de un comunicado y otros materiales complementarios.

También es indispensables enviar los materiales por correo electrónico, después de la conferencia, a toda la base de datos de periodistas y medios, hayan o no asistido a la conferencia.

• Realizar la conferencia: Finalmente, llega el momento de la conferencia de prensa. Es importante asegurarse de que todos los materiales estén listos y que se haya practicado el discurso. Además, se debe estar disponible para responder a preguntas y proporcionar información adicional a los periodistas.

Siguiendo estos pasos, se puede convocar a una conferencia de prensa exitosa y asegurar que el mensaje deseado llegue al público de manera efectiva.

Si quiere convocar a una conferencia de prensa, pero no sabe cómo hacerlo de forma efectiva, trabajemos juntos. ¡Lo que no se comunica no existe!