7 errores comunes que cometen los voceros

 7 errores comunes que cometen los voceros

Imagen de yanky pollak en Pixabay

Ser vocero de una empresa o institución es una gran responsabilidad. La manera en que se comunica un mensaje puede fortalecer o debilitar la reputación de una organización y escalar o desescalar una crisis.

Sin embargo, muchos voceros cometen errores que afectan su credibilidad y la percepción pública. Por eso, hoy quiero compartir 7 errores comunes y les explicaré cómo evitarlos.

1. Falta de preparación

Uno de los errores más frecuentes es no prepararse adecuadamente antes de una entrevista, conferencia o declaración pública. Salir a medios antes de estar suficientemente preparado y sin contar con la totalidad de información es un acto casi suicida, que puede sepultar su marca para siempre.

Un vocero debe conocer a fondo la información que va a compartir y anticipar posibles preguntas difíciles para preparar su respuesta.  

La clave es informarse y entender bien el tema, practicar con simulaciones de la entrevista, estudiar datos relevantes y definir los mensajes clave.

2. Uso excesivo de tecnicismos

Uno de los vicios de comunicación que más encuentro en mis clientes es el uso de términos demasiado técnicos o jerga especializada. Esto puede dificultar la comprensión del mensaje.

Muchos de mis clientes son grandes profesionales, altamente técnicos (la mayoría son ingenieros) y cuando hablan en público olvidan que la audiencia no tiene el mismo conocimiento o especialización que ellos.

Para corregir este problema, es fundamental adaptar el lenguaje al público objetivo, utilizando términos claros y accesibles para que el mensaje llegue de manera efectiva. Esto se logra con entrenamiento en vocería y al preparar los mensajes clave, utilizando léxico que sea más fácil de comprender, usando sinónimos y explicando los conceptos. Por ejemplo, si el vocero debe hablar sobre una metodología, proceso o máquina, es mejor explicar en qué consiste y utilizar analogías o ejemplos.

3. No controlar el lenguaje corporal

La comunicación no verbal es tan importante como las palabras. Hay personas que son transparentes y de poker face no tienen nada. Es terrible cuando uno ve voceros que dicen una cosa con las palabras y otra con su cuerpo y rostro.

Expresiones de nerviosismo, evitar el contacto visual o gestos inadecuados pueden restarle credibilidad al vocero, generar críticas (o memes) y complicar la comunicación.

Ante esto, es importante practicar frente a un espejo o grabarse para mejorar la postura, los gestos y la entonación.

4. No responder directamente a las preguntas

Evitar o esquivar preguntas puede generar desconfianza. Un vocero debe responder con claridad y honestidad, incluso si la respuesta no es la esperada. Eso sí, nunca se debe mentir, compartir opiniones personales como si fueran criterios de la organización o marca que representan, ni prometer cosas que no están en su poder.

En caso de no tener una respuesta en el momento, es mejor comprometerse a dar una respuesta posteriormente en lugar de improvisar.

5. Hablar demasiado o desviarse del mensaje

Algunos voceros tienden a extenderse demasiado en sus respuestas, lo que puede diluir el mensaje clave o generar confusión. Además, los medios tienen un tiempo muy limitado en sus programas y, si hablamos en exceso, podría pasar que el tiempo se acabe antes de responder o de brindar la información que es realmente importante.

Efectivamente, aprender a ser conciso y sintetizar es uno de los mayores retos de la vocería.  Hay que responder con precisión y mantener el enfoque en los puntos más relevantes.

6. No gestionar bien una crisis

En situaciones de crisis, un vocero debe transmitir calma, confianza y transparencia.

Ahora bien, atender una crisis no recae sólo sobre el vocero. Para eso, cada empresa debe tener un protocolo o manual de crisis y un comité que construya la hoja de ruta, los mensajes clave y la información que debe usar el vocero.

Minimizar el problema, evadir responsabilidades o reaccionar impulsivamente puede empeorar la situación. Por eso, es fundamental contar con un plan de comunicación de crisis y seguir una estrategia clara.

7. No practicar con simulaciones

Y volvemos a caer en el error de no contar con suficiente preparación.

Muchas veces, los voceros no ensayan en el momento de la entrevista o conferencia de prensa, lo que aumenta la posibilidad de errores.

Realizar simulaciones con preguntas difíciles y recibir retroalimentación ayuda a mejorar la preparación y seguridad al hablar en público.

Ahora bien, mi sugerencia es mantener la capacitación continua de los voceros, y hacer simulaciones continuamente. Una simulación debe replicar el ambiente que podría presentarse en la vida real: deben contemplarse preguntas incómodas y actitudes difíciles.

En resumen, la práctica – y la preparación – hacen al maestro. La única forma de evitar estos errores comunes es tomarse la vocería en serio y comprender la relevancia de este rol en el posicionamiento de la marca.

Un buen vocero no solo informa, sino que también fortalece la reputación y la imagen de su organización. Por eso, diseñé un programa de entrenamiento para voceros que contempla todas las aristas, incluyendo marca personal. Contácteme si necesita asesoría en el tema. Será un gusto ayudarle a descubrir su mejor versión frente a los medios.

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